תהליך קליטת עובדים: שלבים פחות נפוצים שכדאי להכיר

בדיקת פוליגרף לעובד חדש מתבצעת בתהליכי קליטה של תפקידים מסוימים. החוק בישראל מגביל את השימוש בו לתפקידים מוגדרים בלבד, ולכן רוב העובדים לא יעברו בדיקה כזאת. אבל בתפקידים שכן מאפשרים אותה, היא חלק מהתמונה הרחבה של תהליך הגיוס שמטרתו לבנות ארגון בטוח ואמין.

מהו הפוליגרף ואיך הוא עובד?

הפוליגרף, הידוע גם כ"מכונת אמת", הוא מכשיר שמודד שינויים פיזיולוגיים - לחץ דם, קצב נשימה, הולכת עור ועוד - בזמן מתן תשובות לשאלות. הנחת הבסיס היא שאדם שמשקר חווה תגובה פיזיולוגית שניתנת לזיהוי ומדידה. מומחה מוסמך מנהל את הבדיקה ומפרש את התוצאות בהתאם לניסיונו המקצועי.

המדע מעלה שאלות לגבי דיוק הפוליגרף. תגובות פיזיולוגיות יכולות להיגרם ממתח, חרדה מהמבחן עצמו, מחלה ועוד גורמים שאינם קשורים לאמת או לשקר. בגלל זאת, בישראל הוגבל השימוש בפוליגרף בחוק, ורק תפקידים מסוימים - כמו עבודה עם ממשלה, ביטחון ופיננסים - רשאים לדרוש אותו כחלק מהליך הקבלה.

הפוליגרף אינו כלי לגיטימי לרוב תפקידים בשוק הפרטי. חברות שמבקשות ממועמד לעבור בדיקת פוליגרף בתפקיד שלא נכלל בחוק מפרות את החוק ואת הפרטיות של המועמד. מועמד שניצב בפני דרישה כזאת יכול לסרב ולפנות לגורמים הרלוונטיים מבלי שזה יפגע בסיכוייו.

מה מותר לבדוק בתהליך קליטת עובד?

מעבר לשאלת הפוליגרף, ישנם כלים שכן מותר להשתמש בהם בתהליך קליטת עובדים. בדיקת רקע - אימות פרטים בקורות חיים, בדיקת הסמכות ותארים, פנייה להמלצות - היא כלי לגיטימי וחשוב. אמנם היא דורשת הסכמת המועמד, אבל מועמד שמסרב לאימות פרטים בסיסיים מעלה שאלות בפני עצמו לגבי הכנות של המידע שמסר.

בדיקות פסיכולוגיות ומבדקי אמינות הם כלים שמשמשים ארגונים רבים. הם בנויים על ידי גורמים מקצועיים ומודדים עמדות, גישה ודפוסי חשיבה - לא ידע ספציפי. הבדיקות האלה חוקיות, תקפות ומסייעות לארגון לקבל תמונה שלמה יותר על המועמד מעבר למה שנאמר בראיון.

• אימות קורות חיים: בדיקה שהמידע שמועמד מציג הוא מדויק - תארים, מקומות עבודה, פרקי זמן שנמסרו
• שיחות עם ממליצים: פנייה לממליצים ששמותיהם ניתנו על ידי המועמד ולעיתים גם לגורמים נוספים
• בדיקות רקע פלילי: בתפקידים מסוימים ניתן לבצע בדיקת רקע פלילי בהסכמת המועמד ובהתאם לחוק

שלבי קליטת עובד שאנשים לא תמיד מכירים

הסכמי סודיות ואי-תחרות

כחלק מתהליך הקליטה, עובדים רבים חותמים על הסכמים שמגבילים אותם גם לאחר עזיבת הארגון. הסכמי אי-תחרות אוסרים לעתים על עבודה אצל מתחרים לפרק זמן מסוים לאחר עזיבה. הסכמי סודיות מחייבים שמירה על מידע שהתקבל בזמן העבודה גם שנים רבות לאחר עזיבה.

חשוב לקרוא כל הסכם לפני חתימה. חלק מההסכמים הללו רחבים מדי ויכולים להגביל את האפשרויות של העובד בעתיד בצורה שלא שיער. ייעוץ משפטי בסיסי לפני חתימה על הסכמים כאלה הוא צעד שעובדים רבים מדלגים עליו ומתחרטים לאחר מכן כאשר רוצים לעבור עבודה.

ניתן לנהל משא ומתן על תנאי ההסכמים. ארגון שרוצה לגייס עובד לרוב מוכן לדון בניסוח שמוגזם מדי. בקשה לתקופת אי-תחרות קצרה יותר או להגבלה מצומצמת יותר על תחומי הגיוס מותרים היא לגיטימית ולרוב מוצאת מענה.

תקופת ניסיון ומה שכרוך בה

תקופת ניסיון אינה רק שלב שבו הארגון בוחן את העובד. זוהי גם הזדמנות לעובד לבחון את הארגון, את המנהל, את הצוות ואת סביבת העבודה. בתקופה הזאת, זכויות העובד הן מוגבלות בחלק מההסכמים, ופיטורין בתקופת הניסיון לרוב קלים יותר לביצוע מבחינה חוקית.

עובד שמבין זאת מכין את עצמו לראות בתקופת הניסיון שלב שדורש השקעה מיוחדת ורמה גבוהה של ערנות ואכפתיות. גם מנהלים שסביבו וגם עמיתים מגבשים את הדעה שלהם עליו בתקופה הזאת, ורשמים ראשוניים אלה קשים לשינוי לאחר מכן.

הכשרה ועברת ידע

הכשרת עובד חדש היא השקעה שהארגון עושה, אבל גם השקעה שהעובד מבצע מזמנו ומאנרגיה שלו. עובד שנכנס לתפקיד חדש ומסרב לקבל הכשרה מסוימת, מגיע עם ידע חלקי שיחסר לו בהמשך ויכול לגרום לטעויות שניתן היה למנוע. גישה פתוחה ללמידה בשלבים הראשונים, גם אם הנושאים נראים ברורים, היא עמדה נכונה להצלחה.

הכנה לתהליך קליטה מקיף

עובד שמכין את עצמו לתהליך קליטה מקיף יגיע עם ציפיות מותאמות ועם יכולת להגיב בצורה נכונה לכל שלב. ראשית, כדאי לברר מראש מה תהליך הקליטה כולל - עם הגוף שמגייס, עם עובדים ותיקים בארגון אם ניתן, או עם אנשים שעבדו שם בעבר. ידיעה מראש מה מחכה מאפשרת להגיע מוכן ורגוע יותר.

שנית, הכנת מסמכים ואסמכתאות. בדיקות רקע דורשות לרוב מסמכים - תעודות, אישורים, פרטי קשר עם ממליצים. הכנת כל אלה מראש מאפשרת תהליך חלק יותר ומשאירה רושם מקצועי על הגוף המגייס שמשפיע גם על תחילת העבודה.

שלישית, כנות. בדיקות רקע ואמינות לא תמיד מגלות הכל, אבל הן מגלות יותר ממה שרוב המועמדים מצפים. מועמד שמספר את האמת מהתחלה, גם אם יש בה היבטים פחות חיוביים, נמצא בעמדה הרבה טובה יותר ממי שמגלה שמידע שנתן אינו תואם את המציאות.

זכויות העובד בתהליך הקליטה

גם בתהליך קליטה מקיף, לעובד ישנן זכויות שחשוב להכיר. הזכות לדעת מה נבדק ולמה, הזכות לסרב לבדיקות שאינן חוקיות, והזכות לקבל מידע על הנתונים שנאספו עליו. ארגון שמנהל תהליך קליטה מקצועי מכבד את הזכויות הללו ומסביר לעובד מה נעשה בנתונים שהוא מסמן.

מועמד שחש שתהליך הקליטה פוגע בזכויותיו יכול לפנות לאיגוד מקצועי, לעורך דין לדיני עבודה או למשרד העבודה. לרוב, חברות מוסדרות ומקצועיות אינן מגיעות לנקודות כאלה, אבל ידיעת הזכויות מאפשרת לעובד לעמוד על שלו כאשר נדרש.

חשיבות הדיאלוג בשלב הקליטה

שלב הקליטה הוא הזדמנות לדיאלוג פתוח בין ארגון לעובד. עובד שמרגיש שהוא יכול לשאול שאלות, להביע חששות ולקבל תשובות כנות ייכנס לתפקיד בביטחון גדול יותר. ארגון שמאפשר דיאלוג כזה גם מגלה אישים שיכולים להצליח בו ולשמור על קשר ארוך טווח.

תהליך קליטה שבו העובד מרגיש כמושא לביקורת בלבד ולא כאדם שמוזמן להצטרף, גם אם הבדיקות לגיטימיות לחלוטין, יוצר התחלה לא טובה. ארגונים שמשקיעים גם בחוויית הקליטה של העובד, ולא רק בתהליך הגיוס שלהם, בונים מוניטין כמקום עבודה שמכבד את עובדיו.

מה ניתן ללמוד מהתהליך על הארגון?

תהליך הקליטה מגלה הרבה על תרבות הארגון. ארגון שמבצע תהליך מוסדר, שקוף ומכבד מסמן שהוא מתייחס לעובדיו בכבוד. ארגון שממהר, מדלג על שלבים או מספק מידע חלקי מסמן שייתכן ואורחות הניהול שם אינם סדירים. עובד חדש שמתבונן בתהליך הקליטה מקבל מידע חשוב על המקום שאליו הוא נכנס.

שאלות שכדאי לשאול בשלב הקליטה כוללות: מה תהליך ההכשרה הצפוי? מי המנהל הישיר ואיך עובדים עמו? מה הציפיות לחצי שנה הראשונה? מה שביעות הרצון של עובדים ותיקים? תשובות לשאלות אלה מצטרפות לתמונה שעוזרת לעובד לדעת האם הוא עומד להיכנס למקום שיתאים לו ויאפשר לו לצמוח.

בסופו של דבר, תהליך קליטה הוא מאמץ משותף. ארגון שמשקיע בתהליך ועובד שמגיע מוכן ופתוח - שניהם יוצרים את ההתחלה הטובה ביותר לקשר עבודה ארוך ומוצלח.

שלב ההיכרות עם הצוות

אחד השלבים שארגונים לעיתים מזלזלים בו הוא ההיכרות הפורמלית של העובד החדש עם הצוות. מבוא מסודר, הצגת האחריות של כל חבר צוות ובנייה של ערוצי תקשורת ברורים מראשית הדרך - כל אלה משפיעים על כמה מהר העובד החדש מרגיש חלק מהקבוצה ומסוגל לתרום.

בארגונים גדולים יותר, שלב ההיכרות עשוי לכלול גם פגישות עם מנהלים מחלקות שכנות, הכרת תהליכים שעוברים בין מחלקות ופגישות עם לקוחות פנימיים. עובד שמבין את הסביבה הארגונית הרחבה יכול לפעול בצורה חכמה יותר ולמנוע פערים שנוצרים מחוסר ידע על מי עושה מה בארגון.

עובד חדש שלוקח יוזמה ומבקש פגישות היכרות עם עמיתים רלוונטיים מסמן על עצמו שהוא פרואקטיבי ומחויב לשילוב מהיר ואיכותי. זה אחד הצעדים הקטנים שיכולים להשפיע הרבה על האופן שבו ממשיכים לתפוס את העובד החדש בחודשים הראשונים.

מסקנות לסיום

תהליך קליטת עובדים הוא שלב שמבסס את הבסיס לכל הקשר המקצועי שעתיד להיווצר. הבנת השלבים שכלולים בו, גם הפחות נפוצים, מסייעת לעובד החדש להגיע מוכן ולארגון לגבות את המידע שהוא צריך.

בדיקות אמינות, אימות פרטים וניתוח כישורים הם חלק מתמונה שלמה שהארגון בונה על כל עובד. מועמד שמגיע לתהליך בפתיחות ובכנות ימצא שרוב השלבים אינם מקשים אלא מסייעים לו להציג את עצמו בצורה מלאה ומדויקת לארגון שרוצה אותו.