התאמה נכונה מתחשבת גם בעלות השוטפת, במספר המשתמשים ובשירות, כדי שהציוד יוכל להשתלב בעבודה היומיומית לאורך זמן.
אילו מסמכים צריכים לעבור מהמסך לנייר?
התחילו מדוגמאות אמיתיות של מסמכים שמופקים אצלכם. טבלה עם סימונים בצבע, מצגת המיועדת לפגישה ותמונה מפורטת מציבים דרישות שונות. מומלץ לבצע הדפסת ניסיון ולבחון קריאות, חדות והתאמה לשימוש המיועד.
כדאי להעריך כמה מהעמודים מודפסים בצבע וכמה בשחור בלבד. גם גודל הנייר, משקלו והצורך בהדפסה על שני הצדדים צריכים להיכלל בבדיקה.
אם הדפסות רבות מתרכזות לקראת פגישות או משלוחים, בחנו גם את העומס בשעות האלה. נתון המהירות במפרט הוא חלק מהתמונה, לצד זמן תחילת ההדפסה ואופי הקבצים.
מה חשוב לבדוק במפרט של מדפסת צבעונית?
בבחירת מדפסת צבעונית יש לבדוק את נפח העבודה המומלץ ואת התאמתו לצריכה בפועל. חשוב להבחין בין שימוש חודשי מומלץ לבין נתון קיבולת מרבי שמפרסם היצרן.
בדקו את קיבולת מגשי הנייר, סוגי המדיה הנתמכים ואפשרויות החיבור לרשת. אם כמה עובדים משתמשים במכשיר, כדאי לברר כיצד מנוהלות ההדפסות ואילו אפשרויות בקרה קיימות בדגם.
כאשר נדרשות גם סריקה והעתקה, אפשר לבחון מכשיר משולב. ודאו שכל פעולה מתאימה לצורך שלכם, לרבות גודל הסריקה, אופן הזנת המסמכים והאפשרות לסרוק מסמכים מרובי עמודים.
איך משווים את העלות הכוללת?
ההשוואה בין מדפסות לעסקים צריכה לכלול את מחיר הציוד, חומרי ההדפסה, החלפים והשירות. בהצעה המבוססת על תשלום לעמוד, בררו מה כלול וכיצד מוגדרים עמוד צבעוני, מינימום חיוב והדפסה על שני הצדדים.
תפוקת טונר מוצהרת נמדדת בתנאים מוגדרים. מסמכים בעלי כיסוי צבע נרחב עשויים להביא לצריכה שונה, ולכן רצוי לבסס הערכת עלויות גם על הקבצים שלכם.
חשוב לברר מהו תהליך הטיפול בתקלה והאם קיימות עלויות ביקור או רכיבים שאינם מכוסים. זמינות השירות מקבלת משמעות מיוחדת כשהמכשיר משמש כמה עובדים או תהליך עבודה מרכזי.
איך שומרים על שימוש מבוקר במסמכים מודפסים?
כשכמה עובדים חולקים מכשיר אחד, כדאי להגדיר כללי שימוש פשוטים. למשל, אילו מסמכים נדרשים בצבע, מתי אפשר להסתפק בשחור ואילו קבצים כדאי לבדוק בתצוגה מקדימה לפני שליחה. ההגדרות צריכות להתאים למשימות המשרד, כדי לצמצם הדפסות חוזרות בלי להקשות על עובדים שמפיקים חומר מקצועי ללקוחות או לשימוש פנימי.
במסמכים הכוללים פרטים אישיים או מידע עסקי רגיש, יש להתייחס גם לרגע שבו הדפים יוצאים למגש. בדקו אם דגם המדפסת צבעונית שבחרתם מציע שחרור הדפסה לאחר הזדהות, ואם האפשרות מתאימה לסביבתכם. כאשר היא קיימת ומוגדרת כראוי, העובד יכול לאסוף את המסמך בעת הפקתו ולצמצם השארת חומר רגיש בשטח משותף.
כדאי להגדיר יחד עם הגורם הטכנולוגי מי רשאי לשנות הגדרות ומה קורה כשעובד עוזב. אם המכשיר כולל סריקה לתיקיות או לדואר, בדקו שהיעדים וההרשאות תואמים את התפקידים. בעת החלפת ציוד, בררו עם הספק כיצד מטפלים במידע ובהגדרות שנשמרו במכשיר, בהתאם ליכולותיו ולמדיניות הארגון בנוגע למידע עסקי ופרטי.
גם ההיכרות עם הקבצים משפיעה על התוצאה. מסמך שנראה טוב על המסך אינו בהכרח מוכן להדפסה בגודל שנבחר.
תצוגה מקדימה ובדיקת עמוד לדוגמה יכולות לחשוף טבלה שנחתכה, תמונה מטושטשת או שוליים לא מתאימים. כשמדפיסים כמות גדולה, בדיקה מוקדמת מאפשרת לתקן את הקובץ לפני שמשתמשים בנייר ובחומרי הדפסה רבים.
לאחר חודש שימוש אפשר לבחון אילו משימות יצרו את רוב ההדפסות החוזרות. אם הקושי קשור להגדרה, לתבנית מסמך או לחוסר היכרות עם התפעול, לעיתים הדרכה קצרה מספקת מענה. המטרה היא ליצור שגרת עבודה שבה העובדים יודעים כיצד לקבל את התוצאה הדרושה ומתי לפנות לתמיכה מקצועית, במקום לנסות שוב ושוב. כך אפשר להחליט אם נדרש שינוי בציוד או שיפור באופן השימוש הקיים בו.
שירות כחלק מבחירת הציוד
יזמקו נוסדה בשנת 1972 מתוך מטרה לספק ללקוחות עסקיים שירות מקצועי ומהיר ולצמצם את השפעתן של תקלות. החברה מדגישה מענה אנושי, צוות שירות מיומן, פעילות בפריסה ארצית ושירות באתר הלקוח, לצד פתרונות מותאמים ושיפור מתמשך של מערך השירות. ניתן לפנות לצוות להתאמת פתרון ההדפסה לצורכי המשרד.
