RPO הוא מודל גיוס שבו ארגון מעביר חלק מתהליכי הגיוס שלו, או את כולם, לגורם חיצוני מתמחה. ראשי התיבות הם Recruitment Process Outsourcing, ובעברית פשוטה: הוצאת תהליך הגיוס לגורם חיצוני. בניגוד לסוכנות גיוס רגילה שמספקת מועמד כאן ושם, ספק RPO משתלב בתוך תהליכי הארגון, עובד עם מותג המעסיק, ומוביל את הגיוס מקצה לקצה.
מה ההבדל בין RPO לסוכנות גיוס?
ההבדל בין RPO לסוכנות גיוס הוא עומק השילוב בתהליכי הארגון. סוכנות גיוס מספקת שירות של מציאת מועמד לתפקיד מסוים. ספק RPO, לעומת זאת, משתלב בתוך מחלקת הגיוס, עובד עם מנהלי גיוס פנימיים, ולוקח אחריות על שלבים רחבים יותר של התהליך, כמו פרסום, מיון, ניהול קשר עם המועמד ולפעמים גם שלב ההצעה וה-onboarding.
סוכנות גיוס גובה עמלה לכל מועמד שמאויש. RPO לרוב עובד במודל של תשלום עבור תהליך, שהופך אותו לחסכוני כאשר נדרש גיוס בנפח גבוה. כאשר גיוסים מסיביים נדרשים, עמלות לכל מועמד מצטברות לסכומים גדולים. מודל RPO מאפשר תכנון תקציבי ברור יותר לאורך זמן ופחות הפתעות.
בנוסף, ספק RPO בונה הכרות עמוקה עם הארגון: עם התרבות, עם הצרכים, עם סגנון הניהול ועם מה שעובד בתהליך הגיוס לעומת מה שלא. הכרות זו שווה המון כאשר נדרשת הגדלה מהירה של הצוות, כי לא מבזבזים זמן על העברת מידע מסיסי שמחלקת HR צריכה לספק שוב ושוב לגורמים חיצוניים.
כיצד RPO מאפשר גיוס מסיבי?
גיוס מסיבי דורש תשתית שיכולה לפעול בנפח גבוה. מועמדים רבים שמגיעים, תהליכי מיון שחייבים לרוץ במקביל, ראיונות שמתוזמנים בצפיפות, והחלטות שנדרשות מהר. מחלקת גיוס פנימית קטנה מתעייפת מהר תחת לחץ כזה, ואיכות ההחלטות נפגעת כאשר אנשים עייפים ועמוסים יתר על המידה.
ספק RPO מכניס לתמונה כוח אדם מוכשר שניתן להגדיל ולהקטין לפי הצורך. כאשר מתחיל פרויקט גיוס מסיבי, הספק מוסיף מגייסים מנוסים שמכירים את הכלים, את הפלטפורמות ואת תהליכי המיון. כאשר הפרויקט מסתיים, לא צריך לפטר אנשים מהצוות הפנימי. הגמישות הזאת היא אחד היתרונות המרכזיים של המודל.
בנוסף, ספקי RPO מנוסים בגיוס מסיבי מכירים את הטעויות הנפוצות: הגדרת תפקיד שרחבה מדי, תהליך מיון שיוצר בקבוק צוואר, ממשקים עם גורמי ניהול שגורמים לעיכובים מיותרים. הם מביאים ידע שנצבר ממקרים דומים ומשלבים אותו בהתאמה לצרכי הארגון הספציפי.
מה היתרונות של RPO לחברות בצמיחה?
חברות בצמיחה מהירה מתמודדות עם אתגר ייחודי: הצורך בגיוס גדל מהר יותר מיכולת הגיוס הפנימית. בנייה של מחלקת גיוס פנימית לוקחת זמן, דורשת גיוס של מגייסים מנוסים, ויצירת תהליכים ומערכות שעובדים. בינתיים הצוות הפנימי הקטן עמוס, וצוות ניהול מבצועי מחכה לאנשים כדי לפתוח פרויקטים חדשים.
RPO נותן לחברות בצמיחה יכולת גיוס מיידית בלי לבנות את כל התשתית הפנימית. הספק מביא את המגייסים, את הכלים, את הידע ואת תהליכי העבודה. החברה יכולה להתמקד בעסק עצמו, בעוד שיש גורם מקצועי שמוביל את הגיוס ומדווח על התקדמות בצורה שקופה ולפי מדדים מוסכמים מראש.
- חברות בצמיחה נהנות מגמישות לשנות את נפח הגיוס לפי הצורך ללא מחויבות לכוח אדם קבוע
- הספק מביא מיד תהליכים ומערכות שמחלקת גיוס פנימית הייתה בונה לאורך חודשים ארוכים
- הדיווחים שמגיעים מה-RPO מייצרים נראות מלאה על מצב הגיוס שמאפשרת לניהול לפעול
מה הסיכונים של RPO ואיך להתמודד איתם?
כמו כל מודל עסקי, RPO גם מציב אתגרים שכדאי להכיר. הסיכון המרכזי הוא אובדן שליטה על חוויית המועמד ועל הדרך שבה הארגון מוצג בתהליך הגיוס. כאשר הגיוס בידי גורם חיצוני, יש פוטנציאל לפגיעה במיתוג המעסיק אם הגורם לא עובד בצורה שמשקפת את ערכי הארגון ואת האופן שבו הוא רוצה להציג את עצמו.
הפתרון הוא הגדרה ברורה של מה הארגון מצפה מספק ה-RPO: איך לתקשר עם מועמדים, אילו מסרים להעביר על תרבות הארגון, ואיך לנהל את חוויית המועמד לאורך כל שלבי התהליך. ספקי RPO מנוסים עובדים עם תדריכים מפורטים ושילוב מלא עם מותג המעסיק של הארגון.
סיכון נוסף הוא תלות בגורם חיצוני לאורך זמן. ארגון שמעביר את כל תהליכי הגיוס לגורם חיצוני עלול למצוא עצמו ללא ידע פנימי כאשר הוא רוצה להפנים חלק מהתהליכים בחזרה. לכן מומלץ לבנות לצד ה-RPO גם ידע פנימי מסוים, ולהגדיר מראש מה נשאר בפנים ומה יוצא החוצה.
כיצד בוחרים ספק RPO?
בחירת ספק RPO היא החלטה שמשפיעה על תוצאות גיוס לאורך שנים. שאלות שכדאי לשאול לפני בחירה:
- מה הניסיון של הספק בענף הרלוונטי ובתפקידים הדומים לאלה שצריך לגייס?
- כיצד הספק מנהל את חוויית המועמד, ואיך הוא משלב את מותג המעסיק של הארגון בתהליך?
- מה מדדי ה-SLA שהספק מתחייב עליהם, ואיך הוא מדווח על התקדמות לאורך הפרויקט?
ספק RPO שמכיר את ענף הלקוח יביא ידע על היכן נמצאים המועמדים הנכונים, מה שיעורי השכר הנוכחיים ומה המועמדים בתחום מחפשים ומצפים. ידע זה, שנצבר ממגייסים שעוסקים בתחום ספציפי על בסיס יומי, הוא יתרון שקשה להשיג אחרת בלי שנים של ניסיון.
מה קורה אחרי שהגיוס המסיבי מסתיים?
אחד האתגרים של גיוס מסיבי הוא מה שקורה לאחר שהעובדים מגויסים ומצטרפים לארגון. עשרות עובדים חדשים שמצטרפים לארגון בפרק זמן קצר יוצרים אתגר ה-onboarding שצריך להיות מוכן מראש. אם תהליך הקליטה לא מספיק חזק ומובנה, אנשים שגויסו בקושי ובהשקעה מרובה עלולים לעזוב בתוך חודשים.
ספקי RPO מנוסים מבינים שהאחריות שלהם לא מסתיימת כאשר מועמד חותם על הסכם. חלקם מציעים תמיכה גם בשלבי ה-onboarding ובמעקב לאחר קליטה. הסיבה פשוטה: מועמד שמגיע ולא שורד את חצי השנה הראשונה הוא מועמד שגויס לחינם, וזה פוגע גם במוניטין של הספק וגם בעלויות הארגון.
מדדי הצלחה ב-RPO
כמו כל השקעה עסקית, חשוב להגדיר מראש כיצד תיראה הצלחה. מדדים נפוצים לבדיקת ביצועי ספק RPO כוללים זמן ממוצע לאיוש, עלות לאיוש, אחוזי עמידה ביעדי הגיוס, שיעור שרידות עובדים לאחר שנה ואחוזי שביעות רצון של מנהלים שגייסו. כאשר כל המדדים האלה מוגדרים מראש וניתן לעקוב אחריהם, ניתן גם לנהל שיחה עניינית עם הספד לגבי ביצועים ולשפר לאורך הדרך.
מה חשוב לדעת על גיוס מסיבי בהיבט של חוויית מועמד?
כאשר גיוסים מסיביים מתבצעים, הנטייה היא להתמקד בנפח ולהזניח את החוויה האישית של כל מועמד. זו טעות שיכולה לפגוע במוניטין של המעסיק בשוק. מועמד שעבר תהליך גיוס לא מכבד ישתף את החוויה שלו עם אחרים, ובעידן הנוכחי זה מגיע מהר לאנשים רלוונטיים.
ספקי RPO שמנהלים גיוס מסיבי בצורה טובה שומרים על חוויה מכובדת גם בנפח גדול. זה כולל תקשורת ברורה עם כל מועמד על סטטוס הגיוס שלו, משוב הולם לאלה שלא עברו, וזמן תגובה סביר בין שלבים. לא כי זה נחמד, אלא כי זה משפיע ישירות על היכולת לגייס בעתיד ועל המוניטין של הארגון.
כיצד RPO מתמודד עם שינויים בדרישות הגיוס?
שוק העבודה משתנה, ולעיתים הדרישות לגיוס משתנות במהלך פרויקט. פרופיל שנדרש בתחילת הגיוס עשוי להשתנות כאשר הארגון מגלה שציפיות ריאלי היה שונות. ספק RPO שיש לו ניסיון מסוגל להתאים את עצמו לשינויים האלה מהר יותר מאשר מחלקת גיוס פנימית שצריכה לבנות תהליכים מחדש.
הגמישות הזאת, היכולת לשנות פרופיל, לשנות ערוצים ולשנות מהירות גיוס, היא אחד הדברים שמבדילים ספקי RPO מנוסים מאחרים. ארגון שמגייס לתפקיד שמתגלה כקשה לאיוש צריך ספק שיציע חלופות ולא רק ייצמד לאסטרטגיה המקורית שכבר הוכח שאינה עובדת מספיק טוב.
בשורה התחתונה
גיוס מסיבי בזמן קצר הוא אחד האתגרים הכי קשים שארגון יכול לעמוד בפניו. RPO הוא מודל שמאפשר לעמוד באתגר הזה מבלי לבנות מחלקת גיוס פנימית גדולה, מבלי להסתפק בסוכנויות שעובדות ב"חתיכה" ומבלי לפגוע באיכות המועמדים. עבור חברות שצומחות, מתרחבות או מתמודדות עם פיקים עונתיים, RPO הוא פתרון שמאפשר לגייס בקנה מידה שהפנים לא יכול לספק.
