לפני הכל, נסו להיסגר על לוקיישן. אזור השפלה, עם הנופים הפתוחים שלו והאווירה החמה והכפרית, מציע אפשרויות רבות, אבל לפני שסוגרים מקום, חשוב מאוד לשאול את השאלות הנכונות כדי למנוע אי-הבנות ואכזבות בהמשך.
כאמור, גן אירועים בשפלה יכול להציע את היתרון המושלם של טבע פתוח לצד פתרונות מקורים, מה שמאפשר לארח אירועים אינטימיים של עשרות בודדות וגם חגיגות גדולות של מאות אנשים באותו מקום.
תאריכים וקיבולת
האם התאריך שאנחנו רוצים פנוי? זו ככל הנראה השאלה הראשונה שיש לברר. מקומות טובים ומבוקשים נתפסים במהירות, במיוחד בעונות היפות כמו אביב וסתיו, ובימי שישי וחגים. אם אתם יכולים להיות גמישים עם התאריך, כדאי מאוד לבדוק - לפעמים אפשר למצוא הנחות משמעותיות בתאריכים פחות מבוקשים או בימי אמצע שבוע. בדקו גם האם יש אירועים נוספים באותו יום במקום, ואיך זה משפיע על הפרטיות שלכם.
כמה אנשים המקום יכול להכיל בנוחות? חשוב להתאים את גודל המקום למספר האורחים שאתם מתכננים להזמין. שאלו על המספר המינימלי והמקסימלי של אורחים, ואיך הישיבה מסודרת - האם בשולחנות עגולים, מרובעים או בסגנון חופשי? שאלו גם איך נראה המקום כשהוא מלא, וכיצד הוא נראה כשיש פחות אנשים.
תקציב וכספים
מה בדיוק כלול במחיר הבסיסי? זו שאלה שחייבים לברר לעומק כדי להימנע מהפתעות. האם המחיר שמציגים לכם כולל מע"מ? מה עם ריהוט בסיסי כמו שולחנות, כיסאות, מפות, כלי אוכל ומערכות הגברה ותאורה? האם יש תוספת תשלום על שימוש בחלק החיצוני או בחדרי הכלה והחתן? חשוב לברר אם יש עלויות נוספות לשעות נוספות מעבר לזמן הסטנדרטי. ישנם מקומות שהכל כלול במחיר אחד פשוט וברור, ואחרים שגובים תוספות על כל פריט ושירות נוסף.
איך עובד הקייטרינג והבר באולם? רוב המקומות מגיעים עם שירותי קייטרינג משלהם, ולא תמיד ניתן להביא ספקים חיצוניים. כדאי לבקש לטעום מהאוכל מראש אם אפשר, ולראות תפריטים ותמונות של הגשה קודמת. חשוב לברר אם לגן יש פתרונות לאורחים עם צרכים תזונתיים מיוחדים כמו צמחונים, טבעונים או אנשים עם רגישויות לגלוטן. למשל בגן אירועים בשפלה, כדאי לוודא שהקייטרינג יכול להתאים את התפריט לכל דרישה תזונתית אישית.
עיצוב ותכנון המרחב
האם אפשר להתאים את המקום לסגנון ולחזון האישי שלנו? חשוב לדעת כמה חופש יש לכם בעיצוב ובהתאמת המקום. האם אפשר להזיז ריהוט לפי רצונכם? לתלות קישוטים על הקירות והתקרה? להביא פרחים ועיצובים משלכם או שחייבים לעבוד עם ספק העיצוב של המקום? יש מקומות שמציעים חבילות עיצוב מוכנות ואלגנטיות, ואחרים שנותנים חופש מלא להפוך את המקום למשהו אישי ומיוחד שמשקף את האופי והסגנון שלכם.
איך מתמודדים עם אתגרי מזג אוויר? אם חלק מהאירוע מתוכנן להיות בחוץ, חייבים לדעת מה התכנית החלופית למקרה של גשם, חום כבד או רוחות חזקות. האם יש אפשרות לעבור לאזור מקורה במהירות וביעילות? האם יש פתרונות חימום לחורף או מיזוג וצל לקיץ?
כדאי לבדוק מה עם חנייה, גישה ונגישות לכלל האורחים? חשוב לוודא שיש מספיק מקומות חנייה נוחים לכל האורחים המוזמנים. האם החנייה בתשלום או חינם? האם יש אפשרות לשירותי הסעה מנקודות מרכזיות או חנייה עם שירות חניה? לאורחים עם מוגבלויות פיזיות, חשוב לוודא שהמקום נגיש לחלוטין לכיסאות גלגלים, שיש מעליות אם צריך, ושהשירותים מותאמים לאנשים עם מוגבלויות.
טיפים אחרונים
מתי אפשר להגיע לסידורים והכנות? שאלו מתי בדיוק אפשר להגיע לסדר ולארגן את המקום לפני האירוע. האם אפשר להגיע יום לפני לסידורים מקדימים? כמה שעות לפני תחילת האירוע הרשמית המקום פתוח עבורכם ועבור הספקים? זמן הכנה מספיק יכול להפחית מאוד את הלחץ ביום האירוע עצמו ולאפשר התארגנות רגועה ונעימה.
